Tietosuoja ja rekisterit

Bovallius-Palvelut Oy:n HR- ja rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste

Tämä on Bovallius-Palvelut Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.5.2018. Viimeisin muutos 15.10.2020.

1. Rekisterinpitäjä Bovallius-Palvelut Oy

Bovallius-Palvelut Oy (Y-tunnus 1898125-7) Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki, p. 040 709 2374

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Timo Keisala, timo.keisala@bovallius.fi, 040 709 2374

3. Rekisterin nimi

HR- ja rekrytointijärjestelmä

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön allekirjoittama työ- tai rekrytointipalvelusopimus. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn perustuu työ- tai asiakassuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsuhteen tai rekrytointipalvelun laillinen ja tarkoituksenmukainen hoitaminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
1. Henkilötiedot, työllisyystiedot ja maksut (palkka ja lisätuet)
2. Työntekijöiden poissaolot
3. Työntekijöiden kehityskeskustelut
4. Työntekijöiden koulutukset ja pätevyys
5. Henkilöstön osaaminen
6. Hakijan henkilötiedot
7. Hakijan pätevyys
8. Suosittelijoiden yhteystiedot
Rekisterin tietosisältö säilytetään työ- tai palvelusuhteen ajan ja hävitetään kahden vuoden kuluttua työ- tai palvelusuhteen päättymisestä. Rekisteröidyn yhteystiedot säilytetään hänen luvallaan jälkihoitoa varten sekä markkinointitarkoituksiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot siirretään HRM Companies Oy Ltd:lle, joka vastaa Bovallius-Palvelut Oy:n HR- toimintojen ja rekrytoinnin vaatimasta tietohallinnasta. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröityjen henkilöiden kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisessa muodossa rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisessa muodossa rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


Bovallius-Palvelut Oy:n markkinointi- ja kontaktirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 15.10.2020

1. Rekisterin pitäjä

Bovallius-Palvelut Oy (Y-tunnus 1898125-7) Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki, p. 040 709 2374

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Timo Keisala, timo.keisala@bovallius.fi, 040 709 2374

3. Rekisterin nimi

Bovallius-Palvelut Oy:n markkinointi- ja kontaktirekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Markkinointi- ja kontaktirekisterin tarkoituksena on Bovallius-Palvelut Oy:n tuotteiden, palvelujen ja tapahtumien markkinointi potentiaalisille asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

5. Rekisterin tietosisältö

Keräämme henkilöiden nimi-, puhelin-, sähköposti-, osoite- ja muita heidän jättämiään tietoja. Keräämme myös yritysasiakkaiden tietoja heidän omista ja julkisista viestintäkanavistaan.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja titteli/vastuualue
• Yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
• Puhelinnumero
• Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröidyn osallistuminen esim. koulutuksiin, kilpailuihin ja tapahtumiin
• Henkilön luovuttamat muut tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa henkilöltä itseltään. Tiedot saadaan Bovallius-Palvelut Oy:n verkkosivuilta (yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeet ym.) Muita tietolähteitä ovat erilaiset asiakaskontaktit, kuten messut, tapahtumat ja henkilökohtainen myyntityö, kilpailut jne. Asiakasta informoidaan tietoja kysyttäessä aina erikseen yhteystietojen mahdollisesta käytöstä markkinointitarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan ostaa markkinointikäyttöön myös ulkopuolisista rekistereistä kuten Fonecta Oy.

7. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointi tarkoituksiin paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU-IETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso.
Olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulta on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä. Tai; Olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU-IETA -alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

9. Rekisterin suojaus ja henkilötietojen säilytysaika

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy Bovallius-Palvelut Oy:n valtuuttamilla henkilöillä.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Mm. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä: p. 040 709 2374 tai sähköpostilla timo.keisala@bovallius.fi. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide -ja markkinatutkimukseen. Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään p. 040 709 2374 tai sähköpostilla timo.keisala@bovallius.fi. Jokaisessa Bovallius-Palvelut Oy:n lähettämässä suorasähköpostissa on ohjeet, joita noudattamalla voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen: Bovallius-Palvelut Oy, Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki. Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö Tarkastuspyynnössä tulee mainita: nimi, henkilötunnus, rekisterin nimi, täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero. Vastaamme pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Evästeet
Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube -videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Kävijänä sinulla on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimesi asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Siinä tapauksessa hyväksyt, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.